Een goed presterend team wordt gekenmerkt door een groep mensen die op een bevlogen manier samenwerken aan een helder én gemeenschappelijk doel. Iedereen heeft een eigen rol en de leden vullen elkaar aan. Ze werken op een slimme manier samen, blijven innoveren en boeken zo uitstekende resultaten.
Maar wat is dat ‘slim samenwerken’? Volgens P. Lencioni wordt zo’n succesvolle samenwerking gekenmerkt door vijf essentiële bouwstenen (daarover meer in dit blog). Met deze theorie als kader, of op basis van bijvoorbeeld de fasen van teamonwikkeling van Tuckman, kunnen teams hun onderlinge samenwerking verbeteren.
Maar soms is de praktijk toch wat weerbarstiger. De ontwikkeling van het team stagneert of de resultaten blijven achter. Dit merk je bijvoorbeeld doordat er wel veel gediscussieerd wordt, maar jullie niet tot besluiten komen. Of dat besluiten niet goed worden opgevolgd en steeds opnieuw terugkeren op de agenda.
Herken je dat? Dan is het tijd voor een diepe duik in de ontwikkeling van je team. Een systemische aanpak zorgt daarvoor.
Hoe kun je systemisch naar teamontwikkeling kijken?
Als je op een systemische manier kijkt naar je team, dan krijg je zicht op het grotere heel. Op de bredere context van je team. Je ontdekt dan dat het team meer is dan een optelsom van alle teamleden. Dat relatiesysteem bestaat als het ware uit de teamleden plus één. En dat is de relatie van het team zelf.
Die relatie kun je zien als een extra entiteit. Een soort van onzichtbaar teamlid bij wie alle waarden, normen, behoeften, historie, context, cultuur en emoties samenkomen. Het onzichtbare teamlid beschikt over een groot collectief geheugen en omvat allerlei externe invloeden.
Leer de bovenstroom en onderstroom van je team kennen
In de bovenstroom van het relatiesysteem bevindt zich alles wat zichtbaar is, zoals jullie strategie, afspraken, processen, procedures en het gedrag van de teamleden. Net zoals je het topje van de berg dat je boven water ziet. In de onderstroom spelen de onzichtbare zaken, zoals emoties, weerstanden en verlangens.
Toegevoegd: Het onzichtbare teamlid bevindt zich in de onderstroom. Niet direct zichtbaar, maar wel zeer invloedrijk. Die onderstroom beïnvloedt de samenwerking en de resultaten van het team. Er is veel wijsheid te vinden als jullie de onderstroom van jullie team ook leren kennen. Goed presterende teams beseffen dit en maken daar tijd voor vrij. Zij besteden aandacht aan de onderstroom en het onzichtbare teamlid.
Het onzichtbare teamlid als systeemspook
Als het wat minder gemakkelijk gaat – en volgens Tuckman gaan alle teams door zo’n fase – lopen we daar over het algemeen graag van weg. Iets blijft dan ongezien en/of onbesproken en verstoort zo de goede samenwerking en de resultaten van het team.
In de metafoor van de berg, vertoeft het systeemspook graag in de onderstroom. Dit spook is in eerste instantie klein en lieflijk, en richt niet zoveel schade aan. Maar als we het geen aandacht geven, verandert dat snel. Het onzichtbare teamlid wil, net als wijzelf, graag gezien worden, en gaat steeds meer spoken als dat niet gebeurt. Dan verstoort het vanuit de onderstroom de prestaties van het team in de bovenstroom. Want alles wat in de onderstroom aanwezig is, heeft invloed op de bovenstroom. Als het spook genegeerd wordt, zal het steeds brutaler worden. Net zolang tot de teamleden er niet meer omheen kunnen.
Wat als de communicatie in je team verstoord raakt?
Zolang het systeemspook niet bespreekbaar wordt gemaakt, loopt de spanning tussen de teamleden steeds hoger op. En hoe hoger de spanning oploopt, hoe moeilijker deze te bespreken is.
Teamleden proberen dan uit alle macht onder tafel te houden wat er speelt en grijpen naar overlevingsstrategieën. Elk teamlid hanteert zijn eigen strategie of meerdere tegelijkertijd. Die strategieën variëren van sarcastische grapjes tot gestopte communicatie (of alleen in de wandelgangen) tot openlijk tegenwerken of het team verlaten. Van een open en constructief gesprek is dan al lang geen sprake meer.
Het goede nieuws is dat deze negatieve spiraal doorbroken wordt als het systeemspook de aandacht krijgt die het nodig heeft. Eenmaal in het daglicht gezet, verliest het snel aan kracht. Met de juiste begeleiding kan veiligheid gecreëerd worden om aan te kijken wat er is, en daarover met elkaar uit te wisselen. Daarna kan het team weer constructief verder.
Je team heeft eerst een veilige basis nodig
Hoe ontstaat die veilige bedding in je team? Om de communicatie in je team weer een positief en opbouwend karakter te geven, zal je team naar de plek der moeite moeten. En dat is geen pretje, maar wel noodzaak.
Om samen naar de plek der moeite te kunnen bewegen, is het nodig dat jullie eerst werken aan veiligheid. Naarmate het spook langer in de onderstroom heeft kunnen rondzwemmen, zal de openheid minder zijn. Dan is er meer tijd nodig om voldoende veiligheid te creëren. In het begin van iedere samenwerking met een team, besteed ik daar daarom veel aandacht aan.
Wat zou jullie helpen om weer tot bloei te komen?
Zo maken we eerst afspraken over de wijze van werken met elkaar tijdens de teamontwikkeling. ‘Wat hebben jullie nodig om in de ogen te kijken wat er is?’ of: ‘Wat zou jullie helpen om weer tot bloei te komen?’ zijn vragen die daarbij effectief blijken. Doordat alle teamleden kunnen aangeven wat ze nodig hebben, ontstaat weer een beetje meer veiligheid.
Vervolgens vraag ik aan alle teamleden welke onderwerpen aandacht nodig hebben. Dat kan voor iedereen anders zijn. Daarom krijgt elk teamlid de ruimte om zijn of haar zegje te doen. Zonder interrupties, reacties of commentaar van collega’s. Vooral dat laatste zorgt ervoor dat iedereen ruimte krijgt. Door alles te horen en te verwelkomen wat leeft, voelen teamleden zich gehoord en gezien.
Zo ontstaat er langzamerhand voldoende veiligheid om een stap dieper te gaan en te verkennen op welke punten de samenwerking verstoort is. En op welke punten dus ontwikkeling nodig is. De bouwstenen voor succesvolle teams van Patrick Lencioni kunnen daarbij een rol spelen.
Zo herstel je de effectiviteit van je team
Afhankelijk van de uitkomsten van het eerste gedeelte, zetten we samen vervolgstappen. Die stappen zijn altijd maatwerk.
Want soms is er sprake van oud zeer dat aandacht nodig heeft. Als jullie bijvoorbeeld geen aandacht hebben besteed aan verlies bij reorganisaties of aan andere indrukwekkende gebeurtenissen, dan blijft dat verlies kleven. Sommige teamleden kunnen dan niet goed verder en voor je het weet spreken we over ‘oud zeer’ waar we meestal van vinden dat mensen dat maar eens ‘los moeten laten’. Dat kan, maar wel nadat het eerst nog een keer echt gezien en gehoord is.
In andere gevallen blijkt er heel veel onhelderheid te zijn in de bovenstroom, waardoor er veel onderling gedoe ontstaat. Dan is het nodig dat we eerst helderheid creëren. Bijvoorbeeld door aandacht te besteden aan de missie en de identiteit van het team, aan gezamenlijke doelen of aan rollen en verantwoordelijkheden.
Of er kan sprake zijn van moeizame communicatie door botsende persoonlijkheden. Dan is dat wat aandacht nodig heeft. In kleinere groepen of met het hele team.
Zo krijgen jullie als team ook echt de begeleiding die jullie nodig hebben. Altijd vanuit de gedachte dat jullie zelf het best in staat zijn om de juiste keuzes te maken. Het helpt enorm als jullie daarbij zicht hebben op het hele systeem.
Heb je begeleiding nog bij het ontwikkelen van je team? Dan nodig ik je van harte uit contact met me op te nemen om te bespreken wat nodig en gewenst is.
Regelmatig schrijf ik over authentiek leiderschap en het bouwen van sterke teams vanuit de menselijke maat. Thema’s als persoonlijk leiderschap, inclusie, systemisch leiderschap of succesfactoren voor teams komen aan de orde. Vind je het fijn om ze in de toekomst direct te lezen? Schrijf je hier in voor mijn maandelijkse inspiratiemailing.
