De afgelopen jaren heb ik honderden leiders en professionals mogen begeleiden in het verbeteren van hun onderlinge samenwerking en teameffectiviteit. De wijze waarop ik dat doe verschilt per team en is mede afhankelijk van de context waarin het team werkt. Wat echter steeds terugkeert is dat elk teamtraject start met het creëren van een gezamenlijk beeld over de stand van zaken in het team.
De ervaring leert dat teamleden het lastig vinden om het gesprek over hun samenwerking te voeren. We voelen ons vertrouwd met het praten over de inhoud van ons werk, en vaak minder met het praten over de onderlinge relaties. Daarom is een ingang nodig om de dialoog over de onderlinge samenwerking op te starten.
We voelen ons vertrouwd met het praten over de inhoud van ons werk, en vaak minder met het praten over de onderlinge relaties.
Het model van Patrick Lencioni, met vijf bouwstenen voor succes, kan daarbij helpen.
In dit blog neem ik je kort mee in het model, maar vooral ook in de wijze waarop je het kunt gebruiken in het versterken van de effectiviteit en de samenwerking in jouw team.
Ik licht de vijf succesfactoren – of bij het ontbreken ervan, de vijf frustraties – kort toe, en geef je vervolgens drie manieren om ermee te werken.
Vijf succesfactoren voor een goede samenwerking in je team
Patrick Lencioni beschrijft in zijn boek, ‘De vijf frustraties van teamwork’ welke elementen cruciaal zijn voor succesvolle teams. En welke frustraties optreden als het team onvoldoende presteert op die bouwstenen. Meer over het boek kun je hier lezen.
Het model is krachtig door zijn eenvoud en herkenbaarheid. De afgelopen jaren heb ik honderden leiders en hun teams begeleid bij het verbeteren in hun samenwerking. Zonder uitzondering herkennen mensen de bouwstenen en kunnen ze voorbeelden geven over het functioneren van hun eigen team op een bepaalde bouwsteen.
De 5 bouwstenen – die je als frustraties kunt lezen, al noem ik ze liever succesfactoren – zijn:
- Vertrouwen
- Ruimte voor het conflict
- Commitment
- Verantwoordelijkheid
- Resultaat
De vijf bouwstenen van succesvolle teams door Patrick Lencioni
Het model van Lencioni loopt van onder naar boven, met aan de basis van een goede samenwerking: vertrouwen. De vijf bouwstenen zijn onderling verbonden met elkaar. Zo wordt het bijvoorbeeld lastig om meningsverschillen aan te gaan als het vertrouwen ontbreekt. Denk maar eens aan een relatie waarin je gemakkelijk een stevige discussie kunt hebben. Is dat een relatie waarin er veel vertrouwen is?
Het is dus altijd belangrijk om bij het niet goed functioneren in een specifieke bouwsteen te kijken hoe het zit met de onderliggende bouwsteen. Ligt de wortel van het probleem misschien daar?
1. Vertrouwen is de basis
Het onderlinge vertrouwen dat de teamleden in elkaar hebben: dat is de basis. Als het vertrouwen groot is, durven de teamleden zich kwetsbaar op te stellen, zijn zij eerlijk over wat ze wel en niet kunnen, en hebben ze geen schroom in het erkennen van gemaakte fouten.
Je herkent een team waarin het vertrouwen ontbreekt dus ook aan het ontbreken van kwetsbaarheid. Teamleden geven fouten niet makkelijk toe, vragen geen hulp als ze iets lastig vinden en zeggen niet zo vaak sorry.
2. Conflicten zijn noodzakelijk
Een stevig robbertje vechten met elkaar – ‘Is dat een succesfactor?’ Deze vraag krijg ik regelmatig. Het enige juiste antwoord is dat ze zelfs cruciaal zijn. Tenminste, als deze conflicten niet persoonlijk worden gemaakt maar gaan over de inhoud, over de verschillende zienswijzen op het werk en waar het team voor staat.
In een succesvol team wisselt men open en eerlijk uit, ook over onderwerpen die in eerste instantie ongemak veroorzaken. Er verdwijnen geen issues onder tafel waardoor de onderlinge verhoudingen schoon blijven. Je herkent deze teams door een levendig werkoverleg. Er word stevig gediscussieerd. Alle leden krijgen de ruimte om hun zienswijze toe te lichten alvorens er besloten wordt.
Bij teams die hier niet zo goed in zijn is het overleg heel anders. De agenda wordt redelijk snel afgewerkt, de teamleden lijken het makkelijk eens te zijn. Maar soms voel je de spanning en lijkt het helemaal niet zo eensgezind te zijn. Bijna niemand spreekt zich uit tijdens het overleg. Vaak wel daarna. Over het belang van deze conflicten schreef ik vorige maand een artikel.
Conflicten zijn spannend én heel noodzakelijk. Een goed conflict gaat over de inhoud en wordt gevoerd met open hart en open mind. Het geeft helderheid en vergroot het commitment.
3. Commitment
Commitment gaat over je committeren aan besluiten of aan de richting van het team. Na een stevige discussie waarin iedereen vrij zijn mening heeft kunnen uiten wordt er een besluit gemaakt. Hierdoor blijft het commitment hoog. Het blijkt makkelijker een besluit te accepteren als het onderwerp goed onderzocht is en als ieder zich gehoord voelt en begrepen weet. Dan is er duidelijkheid, betrokkenheid en houden de teamleden zich aan de gemaakte afspraken. Het helpt overigens enorm om die besluiten en de wijze waarop ze gecommuniceerd worden goed vast te leggen en op te volgen. Hoe gaat het met de uitvoering van een besluit?
Teams waarin het commitment ontbreekt, herken je vaak aan de napraat bij de koffie-automaat. Zo van: ‘Oh ja, dat hebben we afgesproken, hè? Ik kijk wel even. Mijn huidige manier werkt ook goed dus ik denk dat het ik gewoon zo blijf doen.’ Of: ‘Het waait wel over. Over een tijdje is iedereen het weer vergeten en komt het vast wel weer eens terug op de agenda.’
Als je je openlijk kunt uitspreken en gehoord voelt, is het makkelijker om je achter een besluit te scharen, ook als je het er eerst niet mee eens was.
4. Verantwoordelijkheid nemen is uitdagend
In het model van Lencioni vallen onder de bouwsteen ‘Verantwoordelijkheid’ zowel het verantwoordelijkheid nemen voor het geheel als het elkaar aanspreken. In succesvolle teams voelen de teamleden zich verantwoordelijk voor het succes van het gehele team. Ze nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen gebied en spreken elkaar aan op de uitvoering van die rol. En daar gaat het vaak mis. Uit de meer dan honderd afgenomen vragenlijsten blijkt dat teams het laagst scoren op deze bouwsteen.
In de meeste teams waar ik mee werk hebben de teamleden weinig moeite met verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen aandachtsgebied. Daar voelt men zich verantwoordelijk voor en daar wordt hard voor gewerkt. Het wordt echter lastiger als iemand verzaakt of de rol niet goed uitvoert. Het elkaar aanspreken op prestaties of gedrag blijkt dan heel lastig. Hoe dat komt en wat je kunt doen om dat te verbeteren lees je in dit blog.
In goed samenwerkende teams vragen de teamleden elkaar dan om hulp (er is vertrouwen), en ze spreken elkaar aan op elkaars verantwoordelijkheid. Ook als dat ongemakkelijk is. De focus blijft scherp en de energie blijft hoog.
5. Focus op resultaat
Deze bouwsteen gaat over de focus van het team. Wat staat voorop? Als het goed gaat op deze bouwsteen, staat het groepsbelang voorop. Het eigenbelang is daaraan ondergeschikt. Het team is gericht op het gemeenschappelijke doel en het te behalen resultaat. De bedoeling staat centraal.
Tijdens het onderzoek naar deze bouwsteen blijkt regelmatig dat de teamleden verschillende beelden hebben bij wat dat gemeenschappelijke doel dan eigenlijk is. Dan is het belangrijk om zowel het hogere doel, de essentie, ofwel het bestaansrecht van het team te onderzoeken en concrete doelstellingen met elkaar te bepalen, zodat alle neuzen weer dezelfde kant op staan.
Teambelang staat boven eigenbelang. Het gezamenlijke doel als kloppend hart van het team.
Werken met de vijf bouwstenen.
Er zijn verschillende manieren waarop je kunt werken met dit model van Lencioni. Bijvoorbeeld voor het stellen van een diagnose, zodat je een goed beeld krijgt van de stand van zaken in je team.
- Vragenlijst voor een analyse
Aan het model heeft P. Lencioni een vragenlijst gekoppeld. Aan de hand van een aantal eenvoudige stellingen spreken teamleden zich uit over de wijze waarop zij de samenwerking ervaren. Tel je de scores van alle bouwstenen bij elkaar op, dan krijg ik je een beeld van elke bouwsteen. Zoals hieronder bijvoorbeeld van de bouwsteen van vertrouwen.
De score geeft weer hoe de teamleden het vertrouwen in het team ervaren. Aan dit beeld ligt een aantal stellingen ten grondslag. Interessant is om reacties op die verschillende stellingen met elkaar te bespreken, zodat helder wordt wat de onderlinge verschillen zijn en waar de meeste winst te behalen is. Het inzetten van deze vragenlijsten werkt vooral goed als je het vermoeden hebt dat je teamleden niet zo gemakkelijk het achterste van de tong laten zien. Ook kan het een manier zijn om van een grote groep snel een beeld te krijgen over de samenwerking.
2. De bouwstenen onderzoeken met behulp van een opstelling
Bij deze methode onderzoeken we de bouwstenen aan de hand van een teamopstelling. Daarvoor gebruik ik vloerplaten. Elke plaat representeert een bouwsteen. Ik leg de bouwstenen in de ruimte en vraag teamleden om in groepjes zelf betekenis te geven aan de woorden.Wat versta je onder vertrouwen? Wat versta je onder conflict? Enzovoort.
Een opstelling aan de hand van het model is zo’n krachtige werkwijze. De plek die mensen in de ruimte innemen, zegt heel veel over een team. En ook degenen die zich niet zo makkelijk uitdrukken, hebben zo een manier om hun stem te laten horen.
Er ontstaat dan al een uitwisseling die vaak al naar het eigen team wordt vertaald. Een vervolgvraag is dan om te gaan staan bij een bouwsteen waarvan jij vindt dat die goed vertegenwoordigd is in jouw team. En tenslotte vraag ik je om te gaan staan bij een bouwsteen waarvan jij vindt dat er ruimte voor verbetering is in het team.
Dit is misschien wel de meest krachtige werkwijze. De plek die mensen in de ruimte innemen, zegt heel veel over een team. Ook degenen die zich niet zo makkelijk uitdrukken hebben zo een manier om hun stem te laten horen. Zo’n opstelling geeft direct een beeld van de verschillende ervaringen. Én het geeft een mooie opening voor de dialoog. Door mensen de gelegenheid te geven om tijdens de dialoog te bewegen, geef je ook de ruimte om van mening te veranderen.
3. Uitleggen en onderzoeken
Een meer traditionele manier om het model in te zetten, is om elke bouwsteen vanuit de theorie toe te lichten en daarna met elkaar in dialoog te gaan over de samenwerking in het eigen team. Dat veronderstelt wel dat er al voldoende openheid aanwezig is.
Ontbreekt bijvoorbeeld het vertrouwen, dan voelen teamleden zich niet helemaal veilig, en zal het lastig zijn om een open dialoog op gang te krijgen. Wel kan het model op deze manier ingezet worden om het bewustzijn op de samenwerking te vergroten. Of je kunt het als leider zelf gebruiken om je eigen beeld van de sterkte van het team te vergroten.
Hoe je ook met het model werkt: je zult merken dat dit model reflectie biedt op de samenwerking in je team én dat het de dialoog opent over het welzijn in het team. Zodat je concrete handvatten krijgt om je team beter en prettiger te laten samenwerken.
Wil je zelf aan de slag met het bouwen van een sterk team? Ontdek hier de mogelijkheden, ik help jou en je team graag op weg.
Regelmatig schrijf ik over leiderschap vanuit de menselijke maat en het bouwen van sterke teams. Thema’s als persoonlijk leiderschap, systemisch leiderschap, succesfactoren voor teams en visie-ontwikkeling komen aan de orde. Vind je het fijn om ze in de toekomst direct te lezen? Schrijf je hier in voor mijn maandelijkse inspiratiemailing.
