Neem jij tijd voor reflectie?
Opzij, opzij, opzij,
maak plaats, maak plaats, maak plaats,
Ik heb ongelofelijke haast.
Opzij, opzij, opzij,
want ik ben haast te laat,
Ik heb maar een paar minuten tijd.Ik moet rennen, springen, vliegen, duiken, vallen, opstaan en
weer doorgaan.
Ik kan nu niet blijven, ik kan nu niet langer blijven
staan.Herman van Veen
Kennen jullie deze tekst uit 1979(!) nog?
Ik dacht eraan omdat ik in de afgelopen periode vaak geconfronteerd ben met de behoefte aan reflectie en het aanbrengen van focus.
Bijna zonder uitzondering was bij elke training of coaching, het gebrek aan ruimte om te reflecteren, onderwerp van gesprek. Of het nu bij Ahold, bij de Provincie Zuid Holland of bij één van de ministeries was. Of het nu ging om een gesprek met projectleiders, directeuren of ondernemers: gebrek aan tijd en rust om af en toe stil te staan en te reflecteren op aanpak of resultaten was een algemeen herkend probleem.
Iedereen heeft behoefte aan rust en ruimte
Iedereen had die behoefte en toch reflecteerde bijna niemand regelmatig op zijn of haar werk. En dat werd echt ervaren als een gemis. Managers en directieleden zeiden daarover vooral:
- Ik ga meestal direct aan de slag als ik op mijn werk kom en soms denk ik dan aan het eind van de dag: ‘wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag’?
- Als je mij vraagt wat er niet lekker loopt, weet ik dat nog wel. Als je mij vraagt hoe dat nou precies komt, weet ik dat eigenlijk niet precies.
- Laat staan dat ik oog heb voor wat lekker loopt en me bewust ben hoe dat komt en hoe ik dat dus vaker kan laten ontstaan.
- Hoe het met mijzelf is? Tsja, ik ben heel druk. Verder gaat het wel goed….
- Ik ben vaak brandjes aan het blussen. Aan structurele dingen kom ik te weinig toe.
- Het zou echt beter zijn voor de organisatie als ik wel de tijd nam om te reflecteren en analyseren.
- En ook voor mijzelf zou het veel beter zijn om af en toe rust te nemen.
Zo kan ik de lijst nog veel langer maken. Bijna iedereen klaagt over een gebrek aan tijd. Logisch in het tijdperk waarin we leven en zeker in de rol die jullie als leidinggevenden hebben.
Tijd maken of eigenaar zijn van je tijd, dat is de vraag
Alleen maar doorrennen en in de actiemodus staan geeft geen voldoening. Zoveel is wel duidelijk. En dan is het wel erg opvallend dat iedereen het zo belangrijk vindt om af en toe wel rust en ruimte te nemen voor reflectie maar het toch niet doet. We geven het geen prioriteit. Pas in een training of tijdens coaching kwamen de leidinggevenden er wel er aan toe. En vaak bleek de ervaring wat het oplevert dan het startpunt te zijn om wel structureel ruimte te nemen voor reflectie. Tijd kunnen we niet maken maar we zijn wel zelf eigenaar van onze tijd. Wij kunnen zelf kiezen hoe die door te brengen of waar die aan te besteden. We kunnen kiezen om het prioriteit te geven. En dat is zinvol.
Resultaten verbeteren door reflectie
Je kunt in je dagelijkse werk ruimte creëren voor reflectie. En dat levert je meer op dan je misschien in eerste instantie denkt. Iemand zei bijvoorbeeld “ik heb laatst echt bewust zomaar een uur uit het raam gekeken en gemijmerd over de beste aanpak van een issue. Ik heb echt bewust gekozen hoe ermee om te gaan. Dat was heel prettig en heel nuttig want ik kreeg direct een beter resultaat”. De ervaring is dat je je met de juiste dingen gaat bezighouden en effectiever wordt. En die ervaring wordt breed gedeeld. Je verbetert je resultaten én voelt je ook nog energieker en rustiger.
Een positief effect op leiders én hun omgeving
Zij hebben er dus zelf baat bij maar ook de mensen aan wie zij leiding geven en de organisatie of het team als geheel. Dat hoor ik terug van de leiders met wie ik werk. Zij geven aan:
- meer rust te ervaren als ze op gezette tijden reflecteren op hun werk;
- een scherpere focus te hebben en zich bezig te houden met wat daadwerkelijk belangrijk is;
- bewust te kiezen voor een bepaalde aanpak;
- betere resultaten te behalen;
- meer grip te krijgen op hun eigen tijd en agenda;
- vaker zelf te bepalen waar ze aandacht aan geven en minder reactief te werken;
- met meer energie naar huis te gaan.
Zonder uitzondering is het bewustzijn wat die reflectie oplevert ontstaan door ermee te starten in een training of tijdens coaching. Dat is dus ook stap één: tijd inruimen voor reflectie en onderzoek. En dan niet even 5 minuten, maar echt een dag.
Tijd voor een reflectie dag
Een dag waarin je rust en ruimte creëert voor reflectie en het maken van plannen. Dat kun je uiteraard zelf organiseren door een thuiswerkdag in te plannen en met de volgende punten aan de slag te gaan. Stilstaan bij wat goed loopt en wat aandacht nodig heeft. Analyseren hoe het komt dat het goed loopt of juist minder. Kijken wat je eigen aandeel is en hoe anderen daarbij een rol spelen. En dan stilstaan bij wat jou te doen staat. Waar jij je tijd aan wilt geven. En hoe je dat gaat aanpakken en gaat monitoren. Een plan maken voor de komende periode. Nadenken over de wijze waarop jij reflectie en onderzoek een vast onderdeel van jouw tijd gaat maken. Op een manier die het best past bij jou en jouw werkzaamheden.
Als thuis werken vooral een dag van wegwerken is….
Voor sommige mensen werkt een zelfonderzoek thuis prima. Anderen gaan dan toch vooral aan de slag met de dingen die zijn blijven liggen. Ook heel fijn om die weg te werken maar dat is geen structurele oplossing. Het gaat er juist om dat je een plan maakt waarop je structureel terugkomt zodat je met energie gefocust blijft werken en je resultaten verbetert. Wil jij ontdekken wat reflectie jou oplevert? En doe je dat bij voorkeur in een training of met behulp van coaching? Dan kan ik je daar op verschillende manieren bij helpen.
Sandy over Ingrid
“De training , kwam voor mij op een moment waarop ik in mijn werk een heel uitdagend programma leidt. Daarnaast ken ik een aantal persoonlijke uitdagingen. Ik miste de impuls om rust te creëren en tijd te nemen voor het doorleven van de richting waarin ik mijn werk wil sturen. Hierdoor was ik niet in contact met wat ik wil veroorzaken en bijdragen in mijn professionele leven. Dat werd mij tijdens de training heel duidelijk.
Ik was in mijn werk voornamelijk gericht op het leveren van resultaten. De training Kennismaken met je Bezieling was voor mij een moment om stil te staan bij mijn werk en mijn persoonlijke leven.
In 1 dag tijd was het echt mogelijk om contact te maken met mezelf, mijn passies en mijn verlangens. En met de andere deelnemers in de groep. Ik vond het een boeiende ervaring die bijdraagt aan het zetten van een volgende stap in mijn werk. Ik heb mij gerealiseerd dat ik meer rust wil brengen in mijn programma en dat ik de tijd wil nemen om te doorleven wat ik wil brengen in mijn werk. Tevens gaf het mij nieuwe inzichten voor de richting waarin ik mijn veranderprogramma wil sturen.
Ingrid, bedankt!”Sandy, 42 jaar
projectmanager bij een multinational
NCOI bouwt aan een meer ontwikkelingsgerichte cultuur en heeft mij in dat kader gevraagd om een training ‘Ontwikkelingsgericht Leidinggeven’ voor haar managers te ontwikkelen en ook de training te verzorgen.
Marith van der Borg over Ingrid
Ingrid heeft in het geven van de trainingen ‘Ontwikkelingsgericht leidinggeven’ laten zien dat zij zowel oog heeft voor de inhoud, het proces als de relatie. Ze heeft aandacht voor het individu in de training en weet de onderliggende vraag te benoemen waardoor in de training zelf al ontwikkeling mogelijk is. Door haar eerlijke en directe communicatie worden knelpunten zichtbaar en dat geeft stof tot nadenken waar je mee verder kunt.
Marith van der Borg, HR adviseur bij NCOI Opleidingen.
F.A. van Werven-Bruijne over Ingrid
“4 maanden na jouw teambegeleiding gaat het ons goed. We hebben een flinke steun in de rug gekregen door de dagen met jou. We merken dat nog steeds aan de daarna verder uitgewerkte onderwerp Teamontwikkeling. Maar we luisteren ook beter naar elkaar. En we hebben eerder in de gaten dat even stil moeten staan bij lastige zaken. En de agendavoering is veel beter, minder hectische vergaderdagen. We zijn goed ondersteund in de bij ons viertal aanwezige behoefte om een beter team te zijn, met name om beter samen de richting te bepalen en beter te prioriteren in relatie tot de koers van de organisatie”
F.A. van Werven-Bruijne, medisch adviseur bij het Ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid
Benieuwd wat ik voor jullie kan betekenen?
Ik bespreek het graag