Oktober en november zijn stormachtig. Zo ook de teams die ik de afgelopen maand heb begeleid. Bij tijd en wijle is het er zeer bewolkt en mistig, maar helaas wil het nog niet echt stormen.
Veel mensen zijn gericht op harmonie en gaan potentiële lastige gesprekken, discussies of conflicten graag uit de weg. Thuis durven we meestal wel uit te spreken waar we last van hebben, maar op het werk doen we dat meer niet dan wel.
En dat is heel erg jammer! Én het zorgt ervoor dat de harmonie steeds verder te zoeken is.
In dit artikel daarom aandacht voor een manier waarop je constructief het conflict kunt aangaan. Vanuit een veilige basis de ander liefdevol confronteren, zorgt ervoor dat een conflict vooruitgang brengt.
Je niet uitspreken veroorzaakt onrust en leidt tot grotere conflicten
Zo sprak ik een aantal directieleden en managers die samen met hun andere collega’s een zorginstelling leiden.
We bespraken waar ze het meest last van hadden. Iemand zei: ‘Het is ‘koud’ in onze overleggen. We geven weinig echte aandacht aan elkaar. We laten elkaar netjes uitspreken, maar echt luisteren doen we niet. Hierover wordt veel gesproken in de wandelgangen, maar we spreken ons tijdens een overleg niet uit. We laten elkaar wegkomen met ineffectief gedrag en spreken elkaar er niet op aan.’
Helaas staan zij daarin niet alleen. Ik kom het elke keer weer tegen bij teams.
Herken jij dit misschien ook?
- Die ene collega neemt (weer) het woord, is lang van stof. Jullie laten hem praten, knikken of hummen beleefd, maar echt luisteren doet lang niet iedereen of niet altijd. En niemand meldt dat hij of zij de aandacht er niet bij kan houden. Als die collega de volgende keer het woord neemt denk je wellicht: oh, daar gaan we weer..
- Of: Het MT-overleg is druk. Er wordt veel gepraat, meningen worden achter elkaar ingebracht. Maar echt luisteren doen jullie niet. De meningen worden naast elkaar gezet, maar ingaan en onderzoeken hoe iemand tot zijn of haar mening komt, doen jullie onvoldoende. Besluiten worden dan lastig genomen. Laat staan dat iedereen zich erachter kan scharen.
- Of: het overleg gaat heel snel. De agendapunten worden soepel afgewerkt. Zo op het eerste gezicht lijkt iedereen het er mee eens te zijn. Maar is dat echt zo? Spreekt iedereen zich wel uit?
- Of: er hangt spanning in het overleg. Een ingehouden spanning die zorgt voor een onprettige sfeer. Niemand snijdt die spanning aan, want het gaat daar niet over. En zo vermijden jullie een mogelijk conflict.
- Of: je neemt je voor om nog even bij die ene collega binnen te lopen om terug te komen op iets wat eerder is gebeurd. Maar je stelt het uit en uiteindelijk doe je het niet. Met het voornemen de volgende keer het wel te doen……
Hoe je het ook went of keert: al die onuitgesproken momenten veroorzaken mist. Er is geen helder zicht meer op de situatie. Het is niet duidelijk hoe iedereen erin zit. Besluiten en de implementatie ervan worden steeds vager. En jullie komen maar moeizaam vooruit.
Dus is het juist tijd voor een conflict. Want conflicten brengen helderheid. Ze brengen nieuwe verbinding en meer vertrouwen in elkaar. Mits je het goed aanpakt.
Ga met open hart een conflict aan
Hoe zorgen we dan voor helder zicht? Een open en ontspannen manier van het aangaan van verschillen? Van onszelf uitspreken zonder de relatie onder druk te zetten?
Het startpunt van iemand aanspreken, een ongemakkelijk gesprek aangaan of een tegenstelling opzoeken in plaats van te vermijden, is je bewust zijn van de intentie waarmee je dit doet. Vanuit de juiste intentie ben je erop gericht om vooruit te komen, om helderheid te creëren, de samenwerking te verbeteren of iemand open en eerlijke feedback ge geven.
Een conflict is het aangaan van verschillen met een open hart. Strijden is met gesloten hart. – Jakob van Wielink tijdens opleiding Secure Base Coachen
Met een open hart voorkom je dat een conflict uitmondt in een strijd. Een strijd om het gelijk, die alleen maar verliezers brengt. Een strijd, die overigens vaak gevoerd wordt vanuit het ego (zie mijn vorige blog).
Om het conflict vruchtbaar te laten zijn, maak ik graag het onderscheid tussen het creëren van de juiste randvoorwaarden en het op de juiste manier aangaan van het conflict.
De juiste randvoorwaarden: creëer een veilige basis
“Thuis maak ik wel ruzie, durf ik me veel meer uit te spreken en ga ik de discussie niet uit de weg. Daar is het immers onvoorwaardelijk”. Zo sprak één van de leiders met wie ik werk. Dat geeft mooi aan hoe belangrijk die veilige basis is voor het aangaan van een conflict. Ook op het werk! Omdat de natuurlijke onvoorwaardelijkheid daar niet vanzelfsprekend, heb je meer expliciet aandacht te besteden aan het creëren van die veilige basis.
Zo creëer je in je team een veilige basis:
- Maak tijd vrij en investeer in het goed leren kennen van elkaar. Samen bouwen jullie aan vertrouwen. Hoe goed ken jij je collega’s? En dan bedoel ik niet dat kennen op die bovenste laag, die zichtbaar is (gedrag, gezinssamenstelling, hobbies, enzovoorts). Ken je jouw collega’s op een meer fundamenteel niveau? Weet je waar ze vandaan komen? Wat ze hebben meegemaakt? Hoe en waarmee hun rugzak is gevuld? Wat hen drijft in hun leven en in hun leiderschap? Waar zijn ze bang voor? Waar zijn ze erg goed in? Wat zijn grote wensen?
- Sta stil en maak afspraken over de wijze waarop jullie met elkaar willen samenwerken. Ook als het moeilijk wordt. Hoe willen jullie omgaan met meningsverschillen en elkaar aanspreken op gedrag en op resultaten? Door daar van te voren met elkaar over te spreken, heb je iets om op terug te vallen als het spannend wordt. Dat vergroot de veiligheid enorm. Veel van de MT’s waarmee ik gewerkt heb hanteren zulke afspraken. Zij ervaren dat als een steun in de rug bij het aangaan van het ongemak. Meestal zijn er teamleden die die afspraken expliciet bewaken. Zij zijn degene die van nature het makkelijkst het ongemak aangaan. Door dat ook te benoemen, ontstaat die ruimte om die belangrijk rol ook te nemen en daarvoor de waardering te krijgen die erbij past.
Hoe maak je het zo veilig dat alles gezegd kan worden in een conflict?
Vanuit een veilige basis waarin fouten maken ook mag, kun je elkaar makkelijker gaan aanspreken. Met open hart. Als je dat goed doet, zal een confrontatie juist de verbinding onderling verstevigen én wordt de effectiviteit van jullie leiderschap en samenwerking veel groter!
Liefdevol confronteren is een mooie manier om dat te doen. Je confronteert vanuit de intentie om helderheid te creëren en vooruitgang te boeken. En eigenlijk zijn de stappen best eenvoudig:
- Stap uit de inhoud. Leg het gesprek stil door te zeggen dat je graag even aandacht wilt voor de manier waarop jullie samen in gesprek zijn. Meestal levert dat even ongemak op, maar bijna nooit zegt iemand dat hij of zij dat niet wil. Dat ongemakkelijke moment heb je even te verduren. Het zal snel verdwijnen.
- Benoem wat je waarneemt. In tegenstelling tot wat vaak gebeurt, start je dus niet met een oordeel, maar je benoemt zo objectief mogelijk wat je ziet. En je checkt of mensen dat herkennen. Vaak is dat zo. De mate waarin iemand er last van heeft kan verschillen maar in een overleg ben je meestal niet de enige die last heeft van wat aan de orde is.
- Deel de impact. Deel vervolgens wat dat met jou doet. Dat je bijvoorbeeld afhaakt, je het gevoel krijgt dat je niet gehoord wordt of dat je het overleg frustrerend vindt. Wellicht krijg je al direct bijval. Is dat niet zo, dan kun je ook checken of er meer mensen zijn die zoiets ervaren. Geef dat de ruimte.
- Benoem je behoefte. Spreek uit waar je behoefte aan hebt. Bijvoorbeeld: meer luisteren naar elkaar, een overleg waarbij iedereen de ruimte krijgt, dat jullie tijd nemen om standpunten uit te diepen, zodat je niet meer in cirkeltjes blijft ronddraaien. Of wat het dan ook is.
- Stel oplossingen voor. De laatste stap is dat je een concreet verzoek of voorstel doet, of dat jullie samen onderzoeken hoe je tot een meer constructief overleg kunt komen.
Dit stappenplan gaat met enige oefening steeds beter voor je werken. Wanneer ik dit stappenplan zelf oefen met een team, werken we met concrete situaties die vragen om liefdevolle confrontatie. Ik gebruik daarbij vloerplaten met de verschillende stappen. Door tijdens het oefenen steeds letterlijk met je hele lichaam een stap te zetten, beklijft de oefening beter. Los van je hoofd herinnert je lichaam je als het ware dat je steeds een stap moet zetten.
De ervaring leert dat mensen vaak vooral eerst moeten oefenen met het uitspreken wat de situatie met ze doet. De neiging is groot om meteen een oordeel uit te spreken, ook al weet je dat dat niet helpt. Ook leert de ervaring dat je door oefening steeds beter in staat bent om je in het moment uit te spreken en steeds minder achteraf nog even iets met iemand moet bespreken.
Voorbeeld van liefdevolle confrontatie tijdens een overleg
Tijdens een vergadering waarin mensen over elkaar heen tuimelen in het uiten van hun meningen en niemand echt naar elkaar luistert, zou dat er zo uit kunnen zien:
- Ik wil graag even iets opmerkingen over de manier waarop wij met elkaar over dit onderwerp praten.
- Het valt mij op dat we allemaal graag onze mening laten horen, maar dat we nauwelijks ingaan op wat iemand zegt. En we herhalen onszelf steeds. Herkennen jullie dat?
- Ik ervaar dat niet als constructief. Ik voel me niet gehoord en het frustreert mij. Zijn er meer mensen die dat hebben?
- Ik zou het in ieder geval prettig vinden als we beter naar elkaar luisteren. Dat we de rust nemen om iemands standpunt goed te verkennen voor we weer een nieuw standpunt horen. Volgens mij komen we dan ook sneller tot besluiten en worden onze besluiten beter. Hoe is dat voor jullie?
- Zullen we dan afspreken dat we dat voortaan op die manier doen? En dat we het overleg even stopzetten als we daar toch weer in terecht komen? En laten we, zeker in het begin, aan het eind van het overleg ook even checken of we goed naar elkaar geluisterd hebben.
- Oké, zullen we nu verdergaan met ons agendapunt?
Ik wens jullie mooie, constructieve overleggen toe en ben benieuwd naar jullie ervaringen!
Regelmatig schrijf ik over authentiek leiderschap en het bouwen van sterke teams vanuit de menselijke maat. Thema’s als persoonlijk leiderschap, inclusie, systemisch leiderschap, succesfactoren voor teams of bijvoorbeeld visie ontwikkeling komen aan de orde. Vind je het fijn om ze in de toekomst direct te lezen? Schrijf je hier in voor mijn maandelijkse inspiratiemailing.
